1.1. Cấu hình tùy chọn trong Word

0
108

MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người dùng tự đặt. Có 2 cách vào Word Option để cấu hình:

  • Cách 1: Vào tab File \ Options

– Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F+T

Màn hình Word Option sẽ hiển thị, trong đó có nhiều thẻ tab để cấu hình cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

1.1.1 – General

Để định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng: thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… khi chúng ta bôi đen một đoạn văn bản nào đó, Word cung cấp một công cụ thu nhỏ để hỗ trợ chúng ta làm điều này:

Mặc định khi cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ này đã được hỗ trợ, nhưng trong một số trường hợp nếu như công cụ thu nhỏ này không hiển thị thì ta sẽ mở màn hình Word Option lên để thiết lập. Trong thẻ General, ta tick vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection”, rồi nhấn nút OK.

1.1.2 – Display

Trong quá trình soạn thảo văn bản không tránh khỏi những sai sót về kỹ thuật, Word cung cấp cho chúng ta cách nhìn tổng thể về kỹ thuật soạn thảo để chúng ta có thể sửa chữa những lỗi kỹ thuật này một cách chính xác:

Tại trang Display, ta tick vào “Show All formatting marks

Hoặc ta có thể chọn biểu tượng trực tiếp trong màn hình soạn thảo:

Hình sau là ví dụ cho chúng ta biết các kỹ thuật được sử dụng trong quá trình soạn thảo:

1.1.3 – Proofing

Một trong những tính năng tuyệt vời của bộ Office đó là chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, nó giúp tăng tốc độ soạn thảo của người sử dụng rất nhiều. Trong Office 2013 chúng ta có thể tải công cụ kiểm soát lỗi Tiếng Việt tại địa chỉ:

http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=35400

Trong trang Proofing của màn hình Word Options, ta quan sát mục “When correcting spelling and grammar in Word”. Mục này cho phép chọn kiểu kiểm soát lỗi: chính tả, ngữ pháp. Muốn chọn kiểm tra chính tả thì ta tick vào các mục có chữ “spelling”, muốn kiểm tra ngữ pháp ta tick vào các mục có chữ “gammar” , sau khi chọn lựa xong thì nhấn nút OK để lưu thiết lập.

Những từ sai chính tả sẽ được gạch chân màu đỏ, sai ngữ pháp sẽ gạch chân màu xanh. Để chỉnh sửa những từ bị sai này, ta bấm chuột phải vào những từ đó Word sẽ đưa ra những đề nghị để thay đổi cho phù hợp.

Như ta thấy, từ “thera” ở hình bên bị sai chính tả, word gợi ý một số từ mới thay thế cho từ sai này. Trong trường hợp này ta sẽ chọn “there”.

1.1.4 – Save:

Một trong những chức năng cực kỳ quan trọng và hữu dụng đó là chức năng tự động lưu trữ tài liệu của Word. Người sử dụng rất ít khi lưu tài liệu trong quá trình soạn thảo, điều này rất nguy hiểm vì có thể máy tính bị tắt bất ngờ (hư máy, cúp điện…) nó sẽ làm mất hết dữ liệu.

Để Word tự động lưu tài liệu đang soạn thảo: Ta check vào mục “Save AutoRecover Information every”, mục này cho phép ta ấn định số phút tự động lưu, ở đây là 10 phút. Nếu bạn muốn tự động lưu sau 1 phút thì bạn nhập số 1 vào.

Mục “AutoRecover file location” là nơi Word tự động lưu tài liệu

Mục “Default file location” là nơi lưu trữ mặc định khi ta chọn chức năng lưu tài liệu.

Cả 2 mục này ta đều có thể thay đổi vị trí lưu trữ bằng cách nhấn vào nút “Browse…”.

Một số trường hợp tài liệu phải sử dụng những Font chữ đặc biệt mà các máy tính khác không có, nếu ta chép tài liệu này qua máy tính khác thì chắc chắn Font chữ sẽ bị mất và có thể không đọc được dữ liệu. Do đó để các máy tính khác có thể đọc được thì ta check vào mục “Embed fonts in the file”, chức năng này sẽ nhúng Font chữ ta đang sử dụng vào tài liệu nên khi chép qua máy khác thì tài liệu mặc nhiên vẫn đọc được, tất nhiên là dung lượng của tài liệu sẽ tăng lên đáng kể và thao tác lưu cũng chậm đi.

1.1.5 – Customize Ribbon

Đôi khi ta khởi động Office Word lên nhưng mà không thấy các tab lệnh như hình bên dưới:

Ta không nên lo lắng cho rằng bản Office Word bị hư, trường hợp này là do Ribbon bị thay đổi cấu hình.

Ta mở lại màn hình Word Options, chọn Customize Ribbon như hướng dẫn ở phần trước, hoặc bấm chuột phải vào tab File, chọn Customize the Ribbon…:

Ta quan sát các tab bên phải màn hình Word Options đã bỏ hết dấu check, ta muốn hiển thị Tab nào lên thì check vào Tab đó rồi nhấn nút OK.

Ta cần biết thêm thông tin: 1 Ribbon sẽ có nhiều Tab, 1 Tab sẽ có nhiều nhóm lệnh, 1 nhóm lệnh sẽ có nhiều lệnh riêng lẻ. Trong một số trường hợp ta cần gom tất cả các lệnh thường xuyên sử dụng vào chung 1 Tab để cho việc thao tác định dạng dữ liệu được nhanh hơn. Ví dụ ta muốn tạo thêm 1 Tab mới như hình:

Ta thấy có tab mới tên là “Định dạng”, tab này có 3 nhóm “Nhóm 1”, “Nhóm 2” và “Nhóm 3”, mỗi nhóm này có một số lệnh nào đó.

Các bước để tạo một tab mới như tab “Định dạng” ở trên như sau:

  • Bước 1: Trong màn hình Customize Ribbon, bấm chọn nút “New Tab”.
  • Bước 2: Chọn Tab mới tạo “New Tab” rồi bấm nút “New Group”, ở màn hình dưới ta tạo 1 New Tab và 3 New Group.

  • Bước 3: Đổi tên Tab và tên Group theo mục đích sử dụng, chọn các mục cần đổi tên rồi bấm nút “Rename…”, màn hình đổi tên hiển thị lên ta nhập tên mới rồi nhấn nút OK để đổi:

Tương tự như vậy đối với đổi tên Group, chọn từng Group rồi bấm “Rename” để đổi.

Đặt tên và chọn biểu tượng cho Nhóm rồi bấm OK, cứ lặp cho hết các nhóm khác cuối cùng ta được như hình bên.

  • Bước 4: Thêm các lệnh vào cho các Nhóm ở bước 3

Trong phần Choose commands form, ta chọn bất kỳ lệnh nào đó rồi bấm nút “Add>>”, hoặc dùng chuột kéo thả trực tiếp commands vào nhóm lệnh mà ta muốn.

Để gỡ bỏ lệnh ra khỏi nhóm, ta chọn lệnh trong nhóm rồi bấm “<<Remove”. Quan sát hình ta sẽ thấy danh sách các lệnh được đưa vào từng nhóm:

Sau khi kéo thả các command xong, ta bấm “OK” sẽ được kết quả như mong muốn.

Ta cũng có thể quay trở lại cấu hình ban đầu bằng cách chọn “Reset all customizations”:

1.1.6 – Quick Access Toolbar

Tương tự như Ribbon, Word cung cấp chức năng Quick Access ToolBar (QAT) để hỗ trợ người soạn thảo định dạng văn bản một cách nhanh chóng.

Ta thấy rằng thanh QAT có thể nằm ở bên trên thanh Ribbon hoặc ở bên dưới thanh Ribbon tùy vào sở thích của người soạn thảo.

  • Để di chuyển thanh QAT xuống dưới thanh Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/ chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon:

  • Để di chuyển thanh QAT lên trên thanh Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/ chọn Show Quick Access Toolbar Above the Ribbon:

  • Ta có thể thêm hoặc xóa các lệnh khỏi thanh QAT.
  • Thêm lệnh vào QAT: Bấm chuột phải vào lệnh bất kỳ trong thanh Ribbon, chọn “Add to Quick Access Toolbar

  • Xóa lệnh khỏi QAT: Bấm chuột vào lệnh bất kỳ trong QAT, chọn “Remove from Quick Access Toolbar

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây