2.4. Bảng biểu & Biểu đồ

0
266

2.4.1 – Hiệu chỉnh bảng biểu

Click chuột lên bảng để xuất hiện tab Table Tools chọn Layout

  • Trộn hoặc tách các ô

Chọn các ô cần trộn, vào Tab Layout \ Group Merge có các chức năng:

  • Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất.
  • Split Cells: Tách thành nhiều ô.
  • Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau.
  • Thay đổi độ lớn của các ô

Click chuột lên bảng, Chọn Tab Layout \ group Cell Size gồm các chức năng sau:

AutoFit:

  • AutoFit Contents:

Kích thước bảng co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng.

  • AutoFit Window:

Kích thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo.

  • Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột.

Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng.

Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột.

Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau.

Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau.

  • Canh lề cho dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout \ group Alignment có các chức năng sau:

  • 9 kiểu căn lề như hình
  • Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô.
  • Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô.

Ví dụ: Trộn ô, đổi hướng chữ, tạo tab (trong bảng phải nhấn Ctrl+Tab)

Trung Tâm GDTX

tỉnh Trà Vinh

THÔNG TIN NHÂN SỰ
STT Họ tên Bộ Môn

Anh Văn – Tin Học

1 Võ Trần Bảo Thư
2 Cù Yến Nhi
3 Trương Tiến Quốc
4 Trầm Hoàng Bảo Ngọc

2.4.2 – Thao tác với dữ liệu trong bảng

Khi thao tác với bảng biểu thì việc sắp xếp dữ liệu rất quan trọng, nó giúp cho việc liệt kê dữ liệu được khoa học hơn, trong bảng biểu đôi khi ta cũng có các dòng/cột phải tính toán, bảng biểu trong Word cũng hỗ trợ các chức năng này.

Click chuột lên bảng, Tab Layout \ Group Data gồm các chức năng:

  • Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng.
  • Repeat Header Rows: Hàng đang được chọn sẽ được lặp lại khi độ lớn của bảng vượt quá một trang.
  • Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi.
  • Formula: Thực hiện tính toán với các trường dữ liệu trong bảng

Ví dụ 1: Cần tính tổng tiền các linh kiện được liệt kê trong bảng sau:

Thực hiện: Click chuột lên ô cần tính toán chọn Tab Layout \ group Data \ Formula (biểu tượng có hình fx Formula).

Ví dụ 2: Hãy sắp xếp bảng tính dưới đây theo thành tiền tăng dần

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền
R1K Iphone 5 5 500 2500
T2K New Ipad 3 400 1200
G1P SamSung SII 7 450 3150
X2P SamSung SIII 5 500 2500

Ta sắp xếp như sau:

  • Chọn toàn bộ bảng dữ liệu ở trên
  • Click chọn biểu tượng Sort sẽ hiển thị cửa sổ như bên dưới:

  • Mục Sort by: Click chọn cột thành tiền (vì yêu cầu sắp xếp cột thành tiền)
  • Mục Type: Mặc định là Number vì dữ liệu ở trong cột thành tiền là kiểu số
  • Chọn Ascending (sắp tăng dần), chọn Descending (sắp giảm dần)
  • Bấm chọn OK để tiến hành sắp xếp, kết quả được như bên dưới:
Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền
T2K New Ipad 3 400 1200
R1K Iphone 5 5 500 2500
X2P SamSung SIII 5 500 2500
G1P SamSung SII 7 450 3150

Ví dụ 3: Hãy sắp xếp bảng tính dưới đây theo thành tiền tăng dần, nếu thành tiền bằng nhau thì sắp xếp theo mã sản phẩm giảm dần.

Ta tiến hành làm giống như ở ví dụ 2, nhưng trong bảng sắp xếp ta chọn lựa thêm cột mã sản phẩm là cột sắp xếp thứ 2.

Mục Then by ý nghĩa là khi phần sort by trùng nhau thì Word sẽ tiến hành sắp xếp theo mục then by. Word cho phép sắp xếp liên tiếp 3 cột.

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền
T2K New Ipad 3 400 1200
X2P SamSung SIII 5 500 2500
R1K Iphone 5 5 500 2500
G1P SamSung SII 7 450 3150

2.4.3 – Thiết kế bảng biểu

Thực hiện: Click chuột lên bảng chọn Tab Design.

  • (Group) Table Styles

Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu đẹp mắt theo mẫu được tạo sẵn.

Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style. Có thể mở rộng Style để có nhiều Style hơn.

  • Shading: Tô màu nền.

  • (Group) Borders
  • Border Styles: chọn kiểu đường viền.
  • Pen Color: Chọn màu cho đường viền.
  • Borders: Tạo đường viền.
  • Border Painter: Tô màu đường viền
  • (Group) Table Style Options
  • Header Row: Nhấn mạnh hàng đầu tiên (tiêu đề).
  • Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối.
  • Banded Rows: Tạo sự phân biệt giữa các hàng (tô màu cách hàng).
  • First Column: Nhấn mạnh cột đầu.
  • Last Column: Nhấn mạnh cột cuối.
  • Banded Column: Tạo sự phân biệt giữa các cột (tô màu cách cột).

2.4.4 – Biểu đồ trong Microsoft Word

Đây là chức năng rất hữu ích mà Word cung cấp cho người sử dụng, ta thường sử dụng nó khi làm báo cáo, ví dụ: Báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tỉ lệ phân bố dân cư, báo cáo tỉ lệ đậu rớt tốt nghiệp…

Để chèn biểu đồ ta vào tab Insert \ Chart trong nhóm Illustrations. Trong màn hình Insert Chart có rất nhiều loại biểu đồ, tùy vào mục đích sử dụng mà ta chọn các loại biểu đồ phù hợp (Column, Line, Pie, Bar, Area…). Giả sử ta chọn một loại Column nào đó rồi bấm nút OK

Word sẽ cung cấp thêm cho chúng ta màn hình Excel để thay đổi giá trị, mỗi lần đổi giá trị trong Excel thì biểu đồ trong Word sẽ tự động cập nhật. Ta có thể thay đổi kiểu biểu đồ, hiệu chỉnh tiêu đề, hiệu chỉnh lưới, định dạng font chữ cũng như màu nền cho biểu đồ…

2.4.4.1 – Thiết kế biểu đồ

Khi chọn biểu đồ, Word sẽ cung cấp công cụ Chart Tools cho phép chúng ta thiết kế, định dạng, cập nhập dữ liệu lại cho biểu đồ:

2.4.4.2 – Thay đổi loại biểu đồ

Để thay đổi loại biểu đồ (ví dụ đổi từ loại dạng Column sang dạng Bar), ta click chọn biểu đồ trước và trong nhóm lệnh Type của thanh công cụ, ta chọn Change Chart type. Word sẽ mở ra màn hình Insert Chart, ta chọn dạng Bar rồi nhấn OK sẽ có kết quả như bên dưới:

2.4.4.3 – Cập nhật dữ liệu cho biểu đồ

Nếu ta muốn thay đổi giá trị trong biểu đồ, chọn Edit Data trên thanh công cụ, Word sẽ mở cửa sổ cho phép ta chỉnh sửa dữ liệu.

2.4.4.4 – Định dạng biểu đồ

Để thay đổi tiêu đề cho biểu đồ, thay đổi tiêu đề cho trục ngang, trục đứng… ta vào tab Layout của công cụ Chart Tool:

Ví dụ: Đổi vị trí xuất hiện Legend, hiển thị Axis titles, thay đổi màu các thông số:

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây