4.3. Trộn thư (Mail Merge)

0
111

Chức năng trộn thư là gì? Và tại sao ta nên biết chức năng này? Là nhân viên văn phòng ta thường phải thiết kế các biểu mẫu (thư mời, thư ngỏ, phiếu thông báo, quảng cáo…) và phải in ấn hoặc gửi email cho rất nhiều khách hàng, các mẫu này đa phần là giống nhau toàn bộ về hình thức trình bày cũng như nội dung, chỉ khác nhau chút ít về thông tin khách hàng. Danh sách khách hàng thì công ty (ta) đã có sẵn và được thu thập từ lâu. Câu hỏi đặt ra là có cách nào chỉ cần thiết kế một lần biểu mẫu và có thể được nhân bản ra rất nhiều các biểu mẫu khác tương ứng với thông tin của khách hàng một cách chính xác và nhanh gọn hay không? Đó là nhiệm vụ của chức năng trộn thư. Cụ thể ta sẽ tìm hiểu các chức năng dưới đây:

  • Thiết lập chức năng trộn thư
  • Thực hiện chức năng trộn thư
  • Tạo một thư trộn sử dụng từ danh sách ngoài
  • Tạo nhãn và bao thư

4.3.1 – Thiết lập chức năng trộn thư

Để tiến hành làm chức năng trộn thư thì ta phải có: Biểu mẫu và danh sách (dùng để đổ thông tin vào biểu mẫu khi trộn thư). Như vậy ta thiết kế biểu mẫu thật đẹp để đáp ứng nhu cầu sử dụng sau đó dùng chức năng trộn thư để nhân bản các biểu mẫu này ra theo đúng với số lượng và thông tin trong danh sách (vậy ta có 2 tập tin độc lập).

Ví dụ ta cần làm thiệp mới theo mẫu sau (lưu với tên thumoi.docx):

Danh sách khách hàng để nhân bản thiệp mời (có thể lưu trong word, excel, access… hoặc nhập vào trong quá trình trộn thư):

Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại
Nguyễn Văn Hùng Phong Phú – Bình Chánh 0981131140
Trần Duy Thanh Phường 5- Gò Vấp 0977777888
Phạm Thị Xuân Diệu Kha Vạn Cân 0981234567
Đỗ Công Thành Phường 1 – Quận Tân Bình 0973224244
Nguyễn Cẩm Hương Phường 3 – Gò Vấp 0903335656

4.3.2 – Thực hiện chức năng trộn thư

Phần này giáo trình sẽ hướng dẫn sáu bước cụ thể để thực hiện chức năng trộn thư (danh sách nhập trong quá trình trộn thư).

  • Bước 1: Mở tập tin thumoi.docx, vào tab Mailings \ Start Mail Merge \ Letters

  • Bước 2: Vào Select Recipients \ Type New List

Màn hình nhập danh sách xuất hiện sau khi ta chọn Type New List…:

Ta vào Customize Columns… Để hiệu chỉnh cột thông tin (thêm, sửa, xóa cột) cho theo đúng với mục đích sử dụng:

  • Nút Add…: Để thêm một cột mới.
  • Nút Delete: Để xóa cột đang chọn.
  • Nút Rename…: Để chỉnh sửa cột đang chọn.
  • Nút Move Up: Để di chuyển thứ tự của cột đang chọn lên bên trên.
  • Nút Move Down: Để di chuyển thứ tự của cột đang chọn xuống bên dưới.

Ví dụ: Ta muốn thêm một cột mới tên là “Tên Khách Hàng”: Bấm chuột vào nút “Add…” cửa sổ Add Field hiển thị lên như bên dưới, ta nhập thông tin rồi nhấn nút OK để thêm cột mới.

Tượng tự như vậy ta dùng các thao tác Delete để xóa các cột không cần thiết.

Hiệu chỉnh đủ 3 cột như hình bên rồi nhấn nút OK để trở về màn hình

Nhập thông tin khác hàng theo nhu cầu sử dụng.

  • New Entry: Thêm dòng mới để nhập dữ liệu (ta có thể nhấn phím Tab ở dòng cuối cùng để tự động tạo thêm dòng mới).
  • Delete Entry: Xóa dòng dữ liệu đang chọn.
  • Bấm nút OK để lưu danh sách (nên lưu cùng chỗ với tập tin thumoi.docx để dễ quản lý):

Tập tin được lưu này sẽ có định dạng là Microsoft Access, ta xem màn hình chụp nơi lưu trữ danh sách (đuôi .mdb):

  • Bước 3: Hiệu chỉnh danh sách (nếu có), bấm chọn Edit Recipient List để hiệu chỉnh:

Tại màn hình này, muốn bỏ dòng dữ liệu nào thì ta bỏ Tick khỏi dòng đó, chức năng này ít được sử dụng vì mặc định danh sách nhập vào chính là danh sách người sử dụng được lựa chọn.

  • Bước 4: Chèn dữ liệu vào biểu mẫu, muốn chèn dữ liệu vào vị trí nào thì di chuyển con trỏ văn bản vào vị trí đó trước, rồi vào Insert Merge Field , chọn đúng tên cột hiển thị:

  • Bước 5: Xem trước kết quả, chọn Preview Results:

Để di chuyển qua lại giữa các nhân bản của biểu mẫu, ta bấm vào các biểu tượng kế bên nút PreView Results:

  • Bước 6: Kết thúc quá trình trộn thư, trong tab Mailings ta chọn nút Finish & Merge:
  • Edit Individual Documents…: Xuất các nhân bản biểu mẫu vào một tập tin (mỗi dòng dữ liệu sẽ tạo lên một biểu mẫu nằm ở 1 trang riêng biệt, tức là nếu ta có 5 dòng dữ liệu thì sẽ tự động tạo ra 5 biểu mẫu nằm ở 5 trang khác nhau), tên mặc định là Letters1.

  • All: Trộn toàn bộ danh sách.
  • Current record: Trộn dòng dữ liệu hiện tại đang xem (ở bước 5).
  • From … To : Trộn danh sách từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4 thì trộn danh sách từ dòng thứ 2 tới dòng thứ 4).

Bấm OK để xem kết quả:

Ta nên lưu lại kết quả cùng chỗ với danh sách và biểu mẫu (ví dụ: ketquatronthu.docx)

Vậy cuối cùng ta có tổng cộng là 3 tập tin như hình trên, từ đây ta có thể in ấn, gửi email trong tập tin ketquatronthu.docx.

  • Print Documents…: Dùng để in ấn kết quả trộn thư ra giấy trực tiếp trong quá trình trộn thư
  • All: In toàn bộ danh sách trộn thư.
  • Current record: In dòng dữ liệu hiện tại đang xem (ở bước 5).
  • From … To : In danh sách trộn từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4 thì trộn danh sách từ dòng thứ 2 tới dòng thứ 4).
  • Send E-Mail Messages…: Gửi thông tin trộn thư qua email (tất nhiên phải sửa lại danh sách là bổ sung thêm cột email, chức năng này ta ít sử dụng, vì ta thường tách ra tập tin để in ấn hoặc gửi email trên website bằng tập tin kết quả, hoặc do máy ta đang sử dụng chưa cấu hình Mail Server để gửi).

4.3.3 – Tạo một thư trộn sử dụng từ danh sách ngoài

Phần này sẽ trình bày chức năng trộn thư sử dụng danh sách ngoài (danh sách có sẵn), danh sách này có thể được lưu trong 1 tập tin Word, Excel, Access … Thường thì khi ta làm cho một công ty nào đó (công ty vừa và nhỏ), ta lưu danh sách khách hàng vào Excel (hiện nay Excel vẫn là giải pháp tối ưu cho các công ty vừa và nhỏ).

Nhập danh sách vào tập tin Excel như sau (đặt tên danhsach.xlsx):

Tập tin thư mời ta sẽ bổ sung hiển thị nếu cột “Khách hàng VIP” được dánh dấu là VIP thì trong biểu mẫu sẽ xuất hiện dòng chữ “Mời khách hàng tới phòng 01”, còn không có thì ghi “Mời khách hàng tới phòng 03”.

  • Bước 1: Vào Mailings \ Start Mail Merge \ Letters

  • Bước 2: Vào Mailings \ Select Recipients \ Use Existing List

Trong Select Data Source: Ta tìm tới đúng tập tin danhsach.xlsx rồi bấm Open.

Chọn Sheet1$ vì ta nhập dữ liệu ở Sheet1, bấm OK để chọn danh sách.

  • Bước 3: Hiệu chỉnh danh sách, bấm vào biểu tượng Edit Recipients:

Hiệu chỉnh những gì cần thiết rồi bấm nút OK

  • Bước 4: Chèn dữ liệu vào biểu mẫu, tương tự như đã làm ở phần trước, ta di chuyển con trỏ văn bản vào nơi cần chèn rồi vào Insert Merge Field/ chọn đúng cột thông tin cần chèn.

Ngoài ra để chèn dữ liệu theo đúng điều kiện: Nếu cột “Khách hàng VIP” được dánh dấu là VIP thì trong biểu mẫu sẽ xuất hiện dòng chữ “Mời khách hàng tới phòng 01”, còn không có thì ghi “Mời khách hàng tới phòng 03”. Ta di chuyển con trỏ tới nơi cần hiển thị, rồi vào Rules/ chọn If … Then…Else…

Màn hình Insert Word Field: IF xuất hiện:

  • Field name: Chọn cột muốn so sánh (ở đây là cột khách hàng VIP).
  • Comparison: Phép so sánh, tùy vào kiểu dữ liệu trong Field name mà phép so sánh sẽ khác nhau. Trong bài này thì ta chọn Equal to (so sánh bằng).

Còn có các phép so sánh khác: Not equal to (so sánh không bằng), Less than (nhỏ hơn), Greater than (lớn hơn), Less than or equal (nhỏ hơn hoặc bằng), Greater than or equal (lớn hơn hoặc bằng),….

  • Compare to: Giá trị so sánh, ta nhập vào từ VIP.
  • Insert this Text: Giá trị xuất hiện khi điều kiện đúng.
  • Otherwise insert this Text: Giá trị xuất hiện khi điều kiện sai.
  • Bấm OK để chèn điều kiện và quan sát kết quả.
  • Bước 5: Xem trước kết quả (như phần trước).

  • Bước 6: Kết thúc quá trình trộn thư (đã trình bày ở phần trước).

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here