5.3. Bảo vệ tài liệu

0
68

Đối với những tài liệu mang tính nhạy cảm thì việc thiết lập chế độ bảo vệ dữ liệu là vô cùng quan trọng. Có nhiều cấp độ bảo vệ tài liệu, ở đây giáo trình sẽ hướng dẫn một số cách bảo vệ tài liệu của người sử dụng:

5.3.1 – Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu:

Tại sao ta phải thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu? thường thì khi tài liệu là phiên bản cuối cùng rồi (tức là đã hoàn chỉnh) thì chủ sở hữu tài liệu sẽ đánh dấu cho người đọc biết bằng cách thiết lập Mark as Final.

Cách thiết lập như sau: Vào tab File \ Info \ Protect Document \ Mark as Final:

Sau khi chọn Mark as Final, sẽ có 2 màn hình xuất hiện như bên dưới. Chọn OK để thiết lập, chọn Cancel để hủy thiết lập:

Sau khi chọn OK sẽ có thêm một màn hình tiếp theo, ở màn hình này ta tiếp tục chọn OK.

Dưới đây là màn hình của tài liệu được thiết lập là chỉ đọc, chế độ này người sử dụng sẽ không thể chỉnh sửa, thêm mới hay là định dạng tài liệu được:

Bấm “Edit Anyway” ở phía bên trên tài liệu để thoát khỏi chế độ chỉ đọc (xem hình trên).

5.3.2 – Thiết lập mật khẩu cho tài liệu:

Đây là kiểu bảo mật tài liệu mà tới 99.9% người sử dụng chọn lựa để thiết lập cho những tài liệu có dữ liệu nhạy cảm.

Cách thiết lập: Vào tab File \ Info \ Protect Document \ Encrypt with Password:

Sau khi chọn “Encrypt with Password”, Word sẽ yêu cầu ta nhập 2 lần mật khẩu, tại 2 lần nhập mật khẩu này ta phải nhập giống nhau. Theo kinh nghiệm thì bạn nên nhập mật khẩu có chứa đồng thời: Chữ, số, ký hiệu; tránh lấy mật khẩu là tên hay ngày tháng năm sinh hay số điện thoại vì như vậy rất dễ bị lộ:

  • Màn hình nhập mật khẩu lần thứ 1:

  • Nhập mật khẩu rồi bấm OK sẽ xuất hiện màn hình nhập mật khẩu lần 2:
  • Sau khi nhập 2 lần mật khẩu thành công, để kiểm tra lại ta đóng tài liệu hiện tại sau đó mở lại tài liệu này, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu để xem:

Bạn chú ý phải nhớ mật khẩu đã nhập, nếu như bạn quên thì không thể mở được tài liệu vì Word có cơ chế bảo mật tài liệu rất cao. Sau khi thiết lập mật khẩu rồi, nếu muốn tháo bỏ mật khẩu thì ta chỉ cần vào lại màn hình thiết lập mật khẩu, ta chỉ việc xóa mật khẩu đi (để trống) rồi nhấn OK.

5.3.3 – Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu:

Cấp độ bảo mật này cao hơn “Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu”, trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu. Tính năng này rất quan trọng nó giúp bảo quản được thông tin cuối cùng của tác giả, tránh được những điều đáng tiếc khi có ai đó cố tình phá dữ liệu.

Các bước làm như sau:

  • Bước 1: Vào tab File \ Info \ Protect Document \ Restrict Editing.
  • Sau khi chọn Restrict Editing, Word sẽ cung cấp màn hình Restrict Formating and Editing cho phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu:

  • Bước 2: Trường hợp sử dụng nhiều nhất vẫn là không cho phép người đọc chỉnh sửa dữ liệu, ta tick vào “Allow only this type of editing in the document:” và mục danh sách xổ xuống ta chọn No changes (Read only).

-Bước 3: Bấm chọn nút lệnh “Yes, Start Enforcing Protection”, Word sẽ yêu cầuta nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu:

Sau khi bấm chọn OK, tài liệu đã được bảo vệ người sử dụng muốn chỉnh sửa tài liệu này thì phải nhập mật khẩu.

Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu thì người sử dụng bắt buộc phải chọn nút “Stop Protection”:

Nếu không thấy màn hình Stop Protection như trên thì ta vào ngược lại bước mở chức năng Restrict Editing.

Khi chọn “Stop Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu như hình dưới:

Sau khi nhập mật khẩu và bấm OK thì ta có thể chỉnh sửa tài liệu bình thường, như vậy người sử dụng chỉ có thể chỉnh sửa được tài liệu khi có mật khẩu cung cấp từ tác giả tài liệu.

Bảng so sánh 3 cấp độ bảo mật ở trên:

Kiểu bảo mật Cấp độ bảo mật Tóm lược
Mark as final Thấp nhất Đánh dấu là tài liệu hoàn chỉnh, nhưng có thể chỉnh sửa dễ dàng.
Restrict Editing Bình thường Đánh dấu chỉ đọc, muốn chỉnh sửa phải nhập mật khẩu.
Encrypt with Password Cao nhất Bảo mật ngay từ đầu, muốn mở tài liệu phải nhập mật khẩu.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây