C6. Thiết lập môi trường làm việc tối ưu

6.1. Thiết lập thuộc tính

6.1.1 – TÙY BIẾN THANH CÔNG CỤ:

Excel 2013 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc với Excel một cách thuận lợi nhất. Để truy cập vào những tùy chọn này: Kích Menu File

Trên hộp thoại bên có hai phần ta cần quan tâm là OptionRecent

Phần Recent cho thấy tên và đường dẫn của các file excel được mở và xử lý gần đây:

Kích vào nút Options để mở hộp thoại Excel Option. Hộp thoại này gồm các Tab:

http://tuhocanninhmang.com/images/h2.22.pngTab General:

Tab này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini (on hoặc off), màu của Ribbon, các tùy chọn mặc định (cho workbook, sắp xếp và điền tên người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview.

Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi.

Mục When creating new workbooks trên tab này cho phép bạn chọn giá trị mặc định cho fontfont sizekiểu view và số lượng sheet của một workbook mới.

Tab Formulas:

http://tuhocanninhmang.com/images/h2.33.png Tab năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc.

Bấm chọn Use table names in formulas dưới mục Working with formulas trong tab này cho phép bạn tùy chỉnh việc được phép hoặc không được phép sử dụng tên của table trong công thức của Excel.

Tab Proofing:

Tab năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries.

Nút Autocorrect Option dưới mục Autocorrect Option cho phép bạn thiết lập chế độ sửa lỗi nhập text tự động. Bạn có thể lợi dụng tính năng này để đặt các từ gõ tắt. Hình trên gợi ý: Sau khi đặt, chỉ cần gõ ttgdtx thì ta có được Trung Tâm Giáo Dục Thường Xuyên.

http://tuhocanninhmang.com/images/h2.55.png

Tab Save:

Tab này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu.

Tại vùng Default local file location, bạn có thể thay đổi thư mục ghi file excel mặc định. Tức là, khi Save/Save As file, nếu ta không chọn thư mục/ổ đĩa mới thì Excel sẽ ghi vào thư mục này.

http://tuhocanninhmang.com/images/h2.66.png

Tab Advanced:

Tab năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác.

Ở hình bên, Bạn có thể thay đổi (hoán đổi) dấu phân cách giữa phần lẻ thập phân và phần nguyên và giữa các nhóm số hàng trăm, hàng nghìn,…

Tab Quick Access Toolbar:

Tab này cho phép bạn thêm các nút công cụ (nút lệnh) vào Quick Access Toolbar.

Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar.

Nếu muốn thêm một nút công cụ mới vào thanh Quick Access Toolbar thì kích chọn nút đó ở danh sách bên trái (Ví dụ: vùng tô đỏ) rồi kích vào nút Add.

Nếu muốn cho thanh Quick Access Toolbar hiển thi bên dưới thanh Ribbon thì check nút: Show Quick Access Toolbar below the Ribbon.

6.1.2 – HIỆU CHỈNH THUỘC TÍNH CỦA BẢNG TÍNH:

Khi ta tạo ra bảng tính, nhập liệu, và chỉnh sửa, Excel đều lưu lại các thuộc tính đó: kích thước tập tin, thời gian mà bảng tính được tạo ra và sửa đổi lần cuối cùng, cũng như tên tác giả của bảng tính. Thuộc tính thông thường là thuộc tính chỉ đọc ( Read Only). Các thuộc tính khác, bao gồm các thuộc tính nâng cao và các tùy chọn mà ta định nghĩa, nó có thể được thiết lập và chỉnh sửa bởi người dùng.

Chúng ta có thể làm quen với các thuộc tính cơ bản mà Excel cung cấp. Vào tab File \ Info:

Để thiết lập thuộc tính nâng cao cho bảng tính ta chọn Properties \ Advanced Properties

Sau đó ta thiết lập các thuộc tính trong hộp thoại Advanced Properties:

Các Tab General, Statistics, và Contents hiển thị thông tin của bảng tính, một số thông tin đã hiển thị trong Info.

Tab Summary, chúng ta có thể thiết lập Tiêu đề (Title) và Môn học ( Subject ).

Tab Custom hiển thị danh sách các thuộc tính nâng cao : Check By, Client, Project, và Typist. Ta có thể để dạng mặc định hoạc có thể tự thiết lập theo danh sách có sẵn.

Sau khi đã chọn ta bấm Add. Để đổi tên, loại, hay giá trị của thuộc tính ta chọn Modify.

6.1.3 – CÁC PHÍM TẮT TRONG EXCEL:

Phím tắt thường sử dụng:

Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4

Ctrl+Y

Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô
Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn
Ctrl+Delete  Xoá tất cả chữ trong một dòng Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự
Home Chuyển về đầu dòng Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới
Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua phải vùng chọn Shift+Tab  Ghi dữ liệu vào ô và di chưyển qua trái vùng chọn

 

Phím tắt chức năng:

F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh
Ctrl+F3  Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán một tên đã đặt trong công thức
F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở Shift+F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
Alt+=  Chèn công thức AutoSum Ctrl+; Cập nhật ngày tháng
Ctrl+Shift+:  Nhập thời gian Ctrl+K Chèn một Hyperlink
Ctrl+Shift+”  Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+A  Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức.

Phím tắt định dạng dữ liệu

Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format Ctrl+Shift+~  Định dạng số kiểu eneral
Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với 2 chữ số thập phân Ctrl+Shift+& Thêm đường viền ngoài
Ctrl+Shift+ – Bỏ đường viền Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm
Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dưới
Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa Ctrl+9 Ẩn dòng
Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn

6.1.4 – HEADER & FOOTER:

Bạn có thể làm cho bảng tính của bạn dễ dàng hơn để đọc và nhìn chuyên nghiệp hơn bằng cách bao gồm Tiêu Đề (Header) Chân Trang (Footer). Các tiêu đề là một phần của bảng tính xuất hiện ở lề trên , trong khi chân xuất hiện ở lề dưới . Đầu và cuối trang thường chứa các thông tin như số trang, ngày tháng và tên của bảng tính.

Xác định vị trí và chọn xem Page Layout  (lệnh ở dưới cùng của cửa sổ Excel). Bảng tính sẽ thể hiện dưới dạng Page Layout.

Chọn Tiêu Đề hoặc Chân Trang bạn muốn thay đổi. Trong ví dụ dưới, ta sẽ chỉnh sửa Chân Trang ở dưới cùng của trang.

page_footer_click

Các công cụ của tab Header & Footer sẽ xuất hiện trên công cụ . Từ đây, bạn có thể truy cập các tính năng bao gồm số trang, ngày tháng, và tên bảng tính. Trong ví dụ, ta sẽ thêm số trang .

page_header_tab

Các Chân Trang sẽ thay đổi để bao gồm số trang tự động.

page_footer_done

Comment here