7.1. Ô và vùng ô

0
80

7.1.1 – Tạo Kiểu Và Định Dạng Dữ Liệu:

Khi làm việc với Excel, có thể bạn sẽ tạo ra các định dạng ưa thích cho các nhãn dữ liệu, tiêu đề, và các thành phần bảng tính khác. Thay vì thêm một đặc điểm của định dạng thành phần cho từng thời điểm, bạn có thể tạo, lưu trữ các định dạng và sử dụng lại khi cần thiết bằng cách vào tab Home \ Styles \ Cell Styles.

http://esvn.vn/DATA/dungdt/excel%202013/209.png Nhấp chuột vào một kiểu từ các thư viện Cell Styles áp dụng kiểu cho các ô được chọn, nhưng Excel cũng hiển thị một bản xem trước trực tiếp cho định dạng khi bạn trỏ đến nó.

Nếu không có kiểu bạn muốn, bạn có thể tạo ra kiểu riêng bằng cách nhấn vào New Cell Style ở dưới cùng của thư viện để hiển thị hộp thoại Style. Trong hộp thoại Style, gõ tên kiểu mới của bạn trong trường Style Name.

Bấm vào Format để định dạng cho kiểu Style mới. Hộp thoại Format Cells mở.

http://esvn.vn/DATA/dungdt/excel%202013/300.png

Sau khi thiết lập các đặc điểm của kiểu mới, nhấn OK để tạo kiểu cách có sẵn trong thư viện Cell Styles. Nếu muốn xóa kiểu tùy chỉnh, hiển thị các bộ sưu tập Cell Styles, bấm chuột phải vào kiểu muốn xóa, và nhấn Delete

 Hộp thoại Style là khá linh hoạt, nhưng nó cũng quá mức cần thiết nếu chẳng qua bạn muốn làm là áp dụng định dạng của một ô cho ô khác. Để dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng nút Format Painter trong nhóm Clipboard của tab Home. Chỉ cần nhấp vào ô có chứa định dạng bạn muốn sao chép, nhấn vào nút Format Painter, và chọn các ô đích mục tiêu, Excel sẽ áp dụng định dạng sao chép định dạng vùng mục tiêu.

7.1.2 – Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting )

Sử dụng bảng dữ liệu Excel, khi cần trích lọc các dữ liệu cần thiết theo một quy tắc cụ thể, đa số người dùng đều thực hiện chức năng lọc (Filter) của phần mềm Excel. Tuy nhiên, nếu muốn đặt phần dữ liệu đó với định dạng nổi bật riêng biệt thì chức năng lọc không thể đáp ứng được. Để đạt được điều đó, bạn phải sử dụng chức năng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

Chức năng Conditional Formatting là kỹ thuật định dạng, cho phép bạn thiết lập định dạng riêng những ô được lựa chọn khi dữ liệu trong các ô đó thỏa mãn điều kiện đã định sẵn.

Việc định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện, giúp người xem nhanh chóng nhận ra được các thông tin đủ điều kiện, trong khi vẫn xem được tổng thể bao gồm các dữ liệu khác.

Ví dụ: Trong hình dưới đây, nhân viên sẽ khó khăn để nhận ra đâu là đơn hàng quá hạn nhưng chưa cung cấp đủ số lượng, đâu là đơn hàng gần tới hạn nhưng chưa có đủ số lượng yêu cầu.

Nếu có sử dụng chức năng định dạng, người sử dụng có thể nhanh chóng thấy được các đơn hàng quá hạn nhưng chưa đủ số lượng và các đơn hàng sắp tới hạn nhưng chưa được cung cấp đầy đủ được đánh dấu với các màu khác nhau nhằm làm nổi bật.

Trong trường hợp sử dụng chức năng Conditional Formatting, toàn bộ dữ liệu đáp ứng điều kiện sẽ được tự động định dạng riêng biệt, giúp người sử dụng nhanh chóng nhận ra những vấn đề cần xử lý.

Ngoài ra, từ phiên bản Office 2007 trở về sau, tính năng Conditional Formatting của phần mềm Excel được nâng cấp với nhiều mức điều kiện, sử dụng nhiều cách thức định dạng đẹp và ấn tượng như Data Bars, Color Scales, Icon Sets v…v…

7.1.2.1 – Các định dạng theo mẫu sẵn có:

  1. Chọn vùng muốn định dạng.
  2. Vào Tab Home \ group Style \ Conditional Formatting
  3. Chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập.

Bảng dưới đây liệt kê các đối tượng có trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager.

Đối tượng Tác dụng
Show formatting rules for Đối tượng được sử dụng để lọc ra các điều kiện đang được sử dụng. Thông thường bạn có thể để lựa chọn Current Selection để xem định dạng có điều kiện cho vùng/ô được chọn, hoặc thay đổi sang mục This Worksheet để xem toàn bộ các định dạng có điều kiện đang được sử dụng trong tập tin bảng tính.
New Rule Nút sử dụng để tạo một luật mới.
Edit Rule Nút sử dụng để sửa luật đang chọn.
Delete Rule Nút sử dụng để xóa luật đang chọn.
Move Up / Move Down Hai nút sử dụng để thay đổi trình tự ưu tiên của luật đang được chọn: lên trên luật liền kề phía trên hoặc xuống dưới luật liền kề phía dưới.
Stop If True Cột lựa chọn ngừng thực thi các luật tiếp theo, nếu luật tương ứng mục chọn đã đúng.

7.1.2.2 – New Formatting Rule

Trong các phiên bản Excel từ 2007 về sau, để tạo một luật mới, bạn sẽ phải sử dụng hộp thoại New Formatting Rule. Hộp thoại trong các phiên bản “đời sau” được chia thành 2 phần chính là:

Select a Rule Tyle

Edit the Rule Description.

Kiểu luật Tác dụng
Format all cells based on their values Định dạng có điều kiện dựa trên giá trị có trong ô.
Format only cells that contain Định dạng có điều kiện dựa trên việc xác định thành phần dữ liệu có chứa. Ví dụ: có chứa chữ officelab.vn, dữ liệu trống, dữ liệu ngày hôm qua v…v…
Format only top or bottom ranked values Định dạng có điều kiện cho các dữ liệu cao nhất hoặc thấp nhất. Các tùy chọn trong phần này cho phép định dạng theo số lượng cụ thể hoặc phần trăm.
Format only values that are above or below average Định dạng có điều kiện cho các dữ liệu trên hoặc dưới trung bình theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Format only unique or duplicate values Định dạng có điều kiện để nhận diện các dữ liệu duy nhất hoặc trùng lặp.
Use a formula to determine which cells to format Định dạng có điều kiện dựa theo công thức do người sử dụng xây dựng.
7.1.2.3 – Để định dạng với Conditional Formatting
  • Để đánh dấu nhanh các ô thỏa mãn các điều kiện cơ bản
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Highlight Cells Rules.
  5. Trong trình đơn con Highlight Cells Rules, chọn loại điều kiện muốn sử dụng.
  6. Nhập các chỉ số cần thiết và kiểu định dạng trong hộp thoại điều kiện, nhấn Ok để xác nhận việc định dạng.
  • Để đánh dấu nhanh các ô theo luật cao/thấp
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Top/Bottom Rules.
  5. Trong trình đơn con Top/Bottom Rules, chọn loại luật cao/thấp muốn sử dụng.
  6. Trong hộp thoại điều kiện, nhập các chỉ số và kiểu định dạng muốn sử dụng.
  7. Nhấn Ok để xác nhận điều kiện và thực hiện định dạng.

  • Để định dạng theo độ lệch Data Bars
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Data Bars.
  5. Trong trình đơn con Data Bars, chọn loại màu bạn muốn sử dụng.
  • Để định dạng theo độ biến thiên Color Scales
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Color Scales.
  5. Trong trình đơn con Color Scales, chọn loại màu bạn muốn sử dụng.
  • Để định dạng theo biểu tượng phân nhóm Icon Sets
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Icon Sets.
  5. Trong trình đơn con Icon Sets, chọn tập hợp biểu tượng muốn sử dụng.
  • Để tạo một định dạng tùy biến bằng hộp thoại New Formatting Rule
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn New Rule.
  5. Trong hộp thoại New Formatting Rule, đặt các điều kiện mong muốn.
  6. Nhấn Ok để xác nhận điều kiện và thực hiện việc định dạng.
  • Để xem các định dạng có điều kiện đang được sử dụng
  1. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  2. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  3. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules.
  4. Trong mục Show formatting rules for, chọn This Worksheet.

  • Để sửa một định dạng có điều kiện
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules.
  5. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn sửa.
  6. Nhấn nút Edit Rule để mở hộp thoại Edit Formatting Rule.
  7. Điều chỉnh các tùy chọn điều kiện, sau đó nhấn nút Ok để xác nhận thay đổi và đóng hộp thoại Edit Formatting Rule.
  8. Đặt lại vùng được áp dụng định dạng có điều kiện trong cột Applies to (nếu cần).
  9. Nhấn Ok để xác nhận và thực hiện việc định dạng.
  • Để xóa một định dạng có điều kiện
  1. Chọn vùng dữ liệu bạn cần định dạng.
  2. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home.
  3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting.
  4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules.
  5. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn xóa.
  6. Nhấn nút Delete Rule để xóa định dạng.
  7. Nhấn Ok để xác nhận việc xóa định dạng và đóng hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager.

7.1.3 – Đặt Tên Vùng Dữ Liệu:

Các sổ tính Microsoft Excel 2013 cung cấp cho bạn một nơi thuận tiện để lưu trữ và tổ chức dữ liệu, nhưng bạn cũng có thể làm nhiều hơn thế với các dữ liệu của mình trong Excel.

  • Bạn có thể phải tính tổng các giá trị trong một dãy các ô có liên quan.
  • Bạn cũng có thể sử dụng Excel để khám phá các thông tin khác về các dữ liệu được chọn, chẳng hạn như giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một dãy các ô. Bằng cách tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một dãy,
  • Bạn có thể xác định người bán hàng tốt nhất, loại sản phẩm hoặc các nhà cung cấp có thể cần phải chú ý đến, giúp đưa ra cách giải quyết tốt nhất.

Bất kể nhu cầu tính toán, Excel cung cấp cho bạn khả năng tìm thấy những thông tin bạn cần. Và nếu thực hiện có lỗi, bạn có thể tìm ra nguyên nhân và sửa chữa một cách nhanh chóng.

Khi làm việc với một lượng dữ liệu lớn, điều quan trọng và hữu ích là phải xác định được nhóm các ô có chứa dữ liệu liên quan.

Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng tính trong đó các ô C4: I4 chứa thông tin về số lượng các gói sản phẩm xử lý từ 05:00 đến 12:00 vào ngày hôm trước.

Thay vì xác định các ô riêng lẻ mỗi khi muốn sử dụng các dữ liệu đó, bạn có thể xác định các ô dưới dạng một vùng (vùng được đặt tên).

Bạn có thể nhóm các mặt hàng từ các ô với một tên doanh-so-quy-1 Bất cứ khi nào bạn muốn sử dụng nội dung của vùng đó để tính toán, bạn chỉ có thể sử dụng tên của vùng thay vì chỉ rõ cụ thể từng ô riêng biệt.

Để đặt tên vùng dữ liệu, chọn các ô bạn muốn bao gồm trong phạm vi vùng được chọn, nhấp vào tab Formulas \ Define Name để hiển thị hộp thoại New Name.

http://esvn.vn/DATA/dungdt/excel%202013/98.png Trong hộp thoại New Name, gõ một tên trong trường Name,

Kiểm tra rằng các ô bạn chọn xuất hiện trong trường Refers To, và sau đó nhấn OK.

Bạn cũng có thể thêm một ghi chú cho vùng trong trường Comment và chỉ ra có hay không tên được sử dụng trong các công thức của toàn bộ sổ tính hoặc chỉ một bảng tính riêng lẻ.

Nếu muốn đặt tên vùng, có các nhãn trong một hàng hoặc cột, bạn có thể sử dụng những nhãn này như tên của vùng.

Ví dụ, nếu dữ liệu của bạn xuất hiện trong các ô bảng tính B4: I12 và các giá trị trong cột B là các nhãn của hàng, bạn có thể tạo mỗi hàng với tên riêng. Để tạo ra một loạt vùng được đặt tên  tên từ một nhóm các ô, chọn tất cả các ô dữ liệu, bao gồm các nhãn, chọn tab Formulas \ Create From Selection để hiển thị hộp thoại Create Names From Selection.

Trong hộp thoại Create Names From Selection, chọn hộp kiểm đại diện cho vị trí của các nhãn trong vùng đã chọn, và sau đó nhấn OK.

http://esvn.vn/DATA/dungdt/excel%202013/99.png

Một cách khác để đặt tên vùng là, nhấp vào hộp Name bên cạnh hộp công thức, và sau đó nhập tên cho vùng và ấn Enter. Bạn có thể hiển thị các tên vùng có sẵn trong bảng tính bằng cách bấm vào mũi tên của hộp Name

Để quản lý tên vùng được đặt trong sổ tính, chọn tab Formulas, và sau đó, trong nhóm Defined Names, bấm Name Manager để hiển thị hộp thoại Name Manager.

http://esvn.vn/DATA/dungdt/excel%202013/101.png

Khi nhấp vào một tên vùng, Excel sẽ hiển thị tham chiếu các trong trường Refers To. Bằng cách nhấn vào nút Edit hiển thị hộp thoại Edit Name để cho bạn sửa tên và tham chiếu. Bạn cũng có thể sử dụng các điều khiển trong hộp thoại Name Manager để xóa một tên vùng chỉ định (xóa tên vùng, không phải xóa dữ liệu) bằng cách nhấn vào nó, nhấn vào nút Delete, và sau đó nhấn OK trong hộp thoại xác nhận việc xóa.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây