7.8. Kiểm tra sự hợp thức của dữ liệu

0
40

7.8 – KIỂM TRA SỰ HỢP THỨC CỦA DỮ LIỆU:

Khi xây dựng bất cứ bảng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn bạn sẽ cần những  vùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất định nào đó. Dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một  phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài nhất định. Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp chúng ta nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu.

Ví dụ: Điểm nhập vào phải >=0<=10:

Để thiết lập việc nhập liệu theo điều kiện, ta thực hiện:

  1. Chọn vùng muốn thiết lập điều kiện .
  2. Vào tab Data \ group Data Tools \ Data Validation

  1. Trong hộp thoại Data Validation như hình bên dưới, có 3 tab: Setings, Input Message, Error Alert.

7.8.1 – Thẻ Settings

Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation.

Trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text length, Custom.

  • Whole number:

Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm thi,… Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập:

  • Between: giá trị trong ô nằm trong đoạn từ a đến b (bao gồm 2 cận trên và dưới a, b)
  • Not between: giá trị trong ô không nằm trong đoạn [a, b]
  • Equal to: giá trị trong ô bằng (=) với giá trị so sánh
  • Not equal to: giá trị trong ô không bằng (≠) giá trị so sánh
  • Greater than: giá trị trong ô lớn hơn (>) giá trị so sánh
  • Less than: giá trị trong ô nhỏ hơn (<) giá trị so sánh
  • Greater than or equal to: giá trị trong ô lớn hơn hoặc bằng (≥) giá trị so sánh
  • Less than or equal to: giá trị trong ô nhỏ hơn hoặc bằng (≤) giá trị so sánh
  • Decimal:

Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh được những sai sót do quy định về số thập phân Quốc tế và Việt Nam (dấu chấm và phẩy).

  • List:

Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần nhập liệu được lấy từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian. Ví dụ như nhập danh sách môn học, mã môn học, lớp…… Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết quả tính toán sai, đặc biệt là đối tượng nhập là chuỗi.

  • Date:

Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng ngày nhập giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày trong 1 khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,…

  • Text length:

Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng số ký tự, kể cả koảng trắng, dấu,…). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole Number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong 1 bảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất,…

7.8.2 – Input Message

Cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào ô  đó, từ đó định hướng cho công việc nhập liệu. Gồm có các thông số:

  • Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn. Trường hợp này chọn Bật.
  • Title: Nội dung tiêu đề hiển thị, dùng kiểu gõ Unicode.
  • Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Ví dụ: với những thông số như hình trên, khi đó trong vùng bạn chọn điều kiện sẽ hiển thị thông báo như sau:

7.8.3 – Error Alert

Khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu nhập liệu không đúng quy định sẽ bị thông báo Ta có thể thay đổi nội dung thông báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi.

  • Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi  dữ liệu được nhập vào ô. Trường hợp này chọn Bật.
  • Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin).

Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp.

  • Stop: Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu này và yêu cầu phải nhập đúng mới được chấp nhận.
  • Warning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp nhập hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu.
  • Information: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua trường hợp nhập liệu không đúng quy định.
  • Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.
  • Error message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here